調查記錄指南｜基礎資料｜生物資料
調查記錄的方式主要是依據網站資料庫的內容，可直接採用制式的「兩棲類調查記錄表」；或者可採取小型記錄本的方式，透過隨手書寫的方式記錄，只要所記錄的項目均符合資料庫的需求即可。而記錄的項目主要分為「基礎資料」的地點、GPS座標、海拔、環境、日期、時間、調查者、氣溫、水溫、相對濕度、天氣、頁碼及「生物資料」的種類、記錄方式、生活型態、成體行為、棲息微棲地、備註，以下針對各項紀錄的要點，逐一說明。
就是樣區名稱，無論是固定樣區或者是隨機樣區，當定下這個名稱之後，以後就依此輸入。所以樣區名稱最好是顯而易懂且不易變更的地標，例如：地名、橋樑、溪流、池塘、人工設施；如果是公路、林道，最好附上公里數；而最好避免使用電線桿的編號（枋腳幹001、枋腳幹005）與相同地名加流水號（如：枋腳溪1、枋腳溪2），因為這樣的樣區名稱會會讓人摸不著頭緒，無法讓人在第一時間知道這個樣區的位置，且會讓後續調查的幫手容易搞混這些編號。
以台灣地區常用的方格座標為「台灣二度分帶（以東經121°為基準）」及「經緯度」，而大地座標系統則有TWD69、TWD97及WGS84三種，其中TWD97與WGS84差距極微，可當作相同系統使用。而兩棲調查計畫所要求的為「台灣二度分帶TWD97」，所以在設定GPS接收器的時候，務必在「設定」的「單位」調整座標顯示格式為「台灣二度分帶」，而座標系統為「WGS84」。因此，所記錄前六碼為「東」、後七碼為「北」，且這些數字的基本單位就是「公尺」，而台灣本島地區E的範圍約144748 – 361665；N的範圍約2418490 – 2802103，超過此範圍則為錯誤資料。至於離島部分，綠島、蘭嶼、龜山島、澎湖在資料庫系統中都可以輸入，但金門、馬祖的部分則暫時無法輸入，且金門地區無法使用「台灣二度分帶東經121°為基準」的系統，請改以經緯度測量，但資料上傳的部分請與管理人員聯絡。若遇到GPS無法使用的狀態時，也可以閱讀解析度較大的紙本地圖，透過地圖上的網格，讀取樣區的座標，但目前台灣紙本地圖多為TWD67的系統，因此上傳前也務必做轉換。
海拔高度的測量與GPS一樣，只要認真做一次測量即可。如果有GPS的情況下，可透過電子地圖中的等高線得知，除此之外，亦可查詢紙本地圖，也可以知道海拔高度。總之，海拔高度在未來列為必要的環境資料之一，請各團隊在測量座標同時，一併將海拔高度測量完成。
四、環境－以高山草原、針葉林、混生林、闊葉林、墾地、草原、裸露地為主要分類
目前環境資料主要以選單方式勾選，項目有：高山草原、針葉林、混生林、闊葉林、墾地、草原、裸露地。
- 「高山草原」約在海拔3500公尺以上，又稱：高山寒原、高山植群帶、亞寒帶，在森林界線以上，年雨量約2800㎜，年均溫在5℃以下，以玉山圓柏、玉山杜鵑、玉山小蘗為主。
- 「針葉林」約在2500-3500公尺，又可細分為亞高山針葉林及冷溫帶針葉林，年均溫在8-18℃之間，以冷山、箭竹、鐵杉、雲杉、二葉松、台灣赤楊、高山芒為主。
- 「混生林」約在海拔500-2500公尺，又可細分為冷溫帶針闊葉混生林及暖溫帶闊葉林，雨量約在3000-4000㎜，年均溫約10-23℃，其中針葉林以紅檜、扁柏、巒大杉、台灣杉、鐵杉、紅豆杉及柳杉為主，闊葉林則以樟科、楠科及殼斗科為主，如紅楠、長尾柯、森氏礫、大葉楠，其他如桂竹林、孟宗竹林、楓香、昆欄樹、筆筒樹…等。
- 「闊葉林」海拔分佈500公尺以下，年均溫在23℃以上，雨量約1000-4000㎜，代表植物有稜果榕、構樹、小葉桑、香楠、茄苳、青剛櫟、白匏子、山黃麻、血桐、野桐、相思樹、油桐…等。
- 「墾地」則非以上所介紹的原生林或次生林，主要是農耕、果園、檳榔園、都市、人為開發的區域，都算是此範疇。「草原」則與前述的高山草原不同，主要以中、低海拔的草原為主，例如：擎天崗、沿岸草澤這類屬之。
- 「裸露地」為較特殊之情況，如崩坍地、荒廢已久的空地或重劃區。
環境的判定要以整體樣區為主，如遇到重疊的環境類型，則以較多者來判定；判定環境類型之後，理論上不會變動，除非是原始林的樣區整個被剷除成開墾地。倘若遇到有疑慮的情況，請立刻拍攝樣區的環境照片，還傳給系統管理人員協助判定。
＊以上地點、GPS座標、海拔、環境等四項屬於基礎資料中的地點的資料，這些資料確定之後就可以建檔起來，未來輸入資料的組員都要以此為標準。建議可以將兩棲調查記錄表示先輸入好這些地點資料，這樣就可以免除書寫錯誤的困擾。另外，在資料庫也會有「樣區儲存」的功能，可將這些資料儲存下來，屆時輸入就可以變成選單的方式，如此也可以避免資料輸入的錯誤。
就是調查當天的日期，通常會以陽曆日期來記載（若真的要知道陰曆，事後還可以在查詢），而且建議以西元（不縮寫）的年月日格式書寫，如：2005.01.01（或2005/01/01），這樣可避免千禧年與民國的混淆；且應避免只寫日期9/10的書寫方式，以免造成9月10日與10月9日的誤判，不然月份以英文縮寫代替亦可。原則上，為求調查條件相同，盡量在當日24時以前完成調查工作。倘若在不得以的情況下，超過24時還在進行調查，則日期仍以當天為主。例如：1/15晚上調查，某幾個樣區調查到1/16凌晨1點，則日期仍以1/15記載。
由於每個樣區調查時間限制為「認真調查20分鐘」所以原則上調查的時間就是依此為準，因此時間方面，僅記錄調查開始時間，而無須再記錄結束時間。
將當日參與調查的人員記錄下來，倘若記錄資料有任何疑問的時候，還可以即時找出當時調查人員，詢問資料的正確性，若有照片可以比對更好。但資料上傳的部分為「記錄人員」，建議資料上傳的人員最好就是紀錄的人員，這樣比較不會有筆跡誤判的情況。
記錄調查過程中記錄即可。氣溫與濕度測量時，應盡量避免碰觸感應的部分，以免受到體溫的影響，剛拿出工作背包的時候，最好也先靜置2-3分鐘，以確保測量的事還警的溫濕度，而不是背包裡面的溫濕度。水溫方面，在樣區有的水的地方測量即可，在有不同水域的情況下，優先採用的順序為：流動水域＞靜止水域＞暫時水域，如此比較不會受到日間氣溫的影響，倘若在樣區內都沒有任何水域可以測量，則選擇鄰近水域進行水溫量測。
天氣選單包括：
- 晴（天空無雲、滿天星星）
- 多雲（一半天空被雲覆蓋）
- 陰（滿佈雲朵、看不到星星）
- 小雨（下毛毛細雨）
- 大雨（雨量大到要撐傘躲雨）
但一般來說，大雨期間是不進行調查的，建議隔日再補調查一次。由於以上天氣資料係為調查者所觀察之記錄，所以難免會有些微誤差，特別是雲量介於晴與多雲或多雲至陰當中，以及調查到一半才下小雨，這些狀況均會對不同調查者產生困擾，也會造成些微誤差。也由於此項紀錄的誤差較高，所以通常在分析上不會會著墨於天氣的分析，主要作為背景資料之記錄，以便未來累積資料足夠時，說不定能看出其中之端倪。
唯有在記錄表超過一頁的時候，才需註明頁碼，如果總共有三頁，則分別記錄：1/3、2/3、3/3，這樣就可以知道總共有三頁而這是第幾頁。但在超過一頁記錄的時候，地點項目也要順便寫一下，不然會不知到這是那個樣區的第2頁。